Podróże służbowe to częsty element pracy w firmie dealerskiej, choćby z uwagi na udział w różnego rodzaju szkoleniach. Jak prawidłowo rozliczać tego rodzaju wydatki?
Firmy mogą ustalać własne zasady zwrotu kosztów za podróż służbową, choć przedsiębiorcy kierują się często rozporządzeniem przewidzianym dla strefy państwowej i samorządowej. O ile więc pracodawca spoza strefy budżetowej nie ustalił we własnym zakresie warunków wypłacania pracownikom należności z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju i poza jego granicami, w tym diet, wtedy punktem odniesienia są wytyczne PIP.
DIETY I ZWROT KOSZTÓW
Pracodawca nie może narzucić pracownikowi, aby wykorzystał prywatne auto w celu podróży służbowej, jednakże może poprosić o to pracownika. Co w związku z wyjazdem przysługuje pracownikowi? Są to diety, a także zwrot kosztów za przejazdy, dojazdy środkami komunikacji miejscowej, noclegi, a także za inne niezbędne udokumentowane wydatki, które są określone lub uznane przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb. Jeśli chodzi zaś o zwrot kosztów, to:
- przysługuje on w wysokości udokumentowanej biletami lub fakturami obejmującymi cenę biletu, środka transportu wraz ze związanymi z nimi opłatami dodatkowymi;
- obejmuje ponadto inne niezbędne wydatki związane z tą podróżą, określone lub uznane przez pracodawcę (w udokumentowanej wysokości);
- przysługuje za przejazd w dniu wolnym od pracy środkiem transportu, który został określony przez pracodawcę do miejscowości pobytu stałego bądź czasowego i z powrotem, w przypadku podróży krajowej trwającej co najmniej 10 dni.
PIP podkreśla, że za wydatki określone lub uznane przez pracodawcę uznajemy opłaty za bagaż, przejazd drogami płatnymi i autostradami, postój w strefie płatnego parkowania, miejsca parkingowe oraz inne niezbędne koszty wiążące się bezpośrednio z odbywaniem podróży służbowej.
14 DNI NA ROZLICZENIE
Pracownik na rozliczenie kosztu podróży służbowej ma maksymalnie 14 dni od dnia jej zakończenia. Chcąc dokonać rozliczenia, powinien on załączyć rachunki, faktury lub bilety potwierdzające poszczególne wydatki, choć nie dotyczy to diet oraz wydatków objętych ryczałtami. Jeśli zatrudniony w trakcie podróży służbowej korzystał z pojazdu, który do niego nie należał, wówczas przysługuje mu zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, którą ustala pracodawca.
Ważne: stawka za jeden kilometr dla samochodu osobowego nie może być wyższa niż 0,5214 zł (pojemność skokowa silnika do 900 cm3) i 0,8358 zł (pojemność skokowa silnika powyżej 900 cm3).
Dodajmy, że PIP wskazuje, iż jeżeli przedstawienie dokumentu nie jest możliwe, pracownik składa pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania (brak rachunku, faktury itp.).
WYŻYWIENIE
Przejdźmy następnie do kwestii diety, która wiąże się ze zwiększonymi kosztami wyżywienia. Taka dieta wynosi 30 zł za dobę podróży. Trzeba jednak wziąć pod uwagę, że powyższa kwota była ustalana przez Ministerstwo Pracy i Polityki Społecznej jeszcze w 2013 r. i przy obecnych cenach będzie zapewne niewystarczająca. PIP zwraca uwagę, że jeśli podróż trwa mniej niż 8 godzin, to wówczas dieta nie przysługuje, w wypadku 8-12 godzin – przysługuje 50 proc. diety, a gdy liczba godzin wynosi 12, to dieta przysługuje w pełnej wysokości. W przypadku podróży służbowej trwającej dłużej niż dobę, za każde 24 godziny przysługuje dieta w pełnej wysokości, zaś za niepełną, lecz rozpoczętą dobę:
- do 8 godzin – przysługuje 50 proc. diety;
- ponad 8 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości.
Z kolei gdy pracownik otrzyma bezpłatne wyżywienie, dieta ulega pomniejszeniu. Takie pomniejszenie ma też miejsce w wypadku zakwaterowania w hotelu z odpowiednio dobranym programem wyżywienia, gdzie każdy posiłek to odpowiednio:
- śniadanie – 25 proc. diety;
- obiad – 50 proc. diety;
- kolacja – 25 proc. diety.
Wyłączenie diety następuje:
- kiedy pracownikowi zostanie zapewnione bezpłatne całodzienne wyżywienie;
- za czas delegowania do miejscowości pobytu stałego lub czasowego pracownika oraz za czas przejazdów w dniu wolnym od pracy do miejscowości pobytu stałego lub czasowego i z powrotem.
RYCZAŁT A DOJAZDY
Za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży krajowej pracownikowi przysługuje ryczałt na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej – 20 proc. diety (6 zł). Jak przybliża PIP, pracownik nie ponosi kosztów dojazdów, gdy ze względu na cel podróży służbowej nie ma potrzeby ich poniesienia, „na przykład pracownik udaje się do oddziału firmy, który znajduje się w pobliżu dworca PKP i po zakończeniu podróży pociągiem idzie do oddziału pieszo”. Co do noclegu, to pracownikowi przysługuje zwrot w wysokości stwierdzonej rachunkiem, przy czym kwota za jedną noc nie może przekraczać dwudziestokrotności stawki diety (600 zł). Tym niemniej, w uzasadnionych przypadkach, rozporządzenie dopuszcza możliwość zwrotu kosztów noclegu przewyższających wskazany limit.
