Z regulacjami dotyczącymi pracy zdalnej związane są obowiązki księgowe, o które trzeba zadbać. Temat dotyczy również dealerów, którzy często poza pracownikami stacjonarnymi mają również w swoich zespołach specjalistów pracujących na co dzień poza siedzibą dealerstwa, jak informatycy, marketerzy czy „zakupowcy” w dziale aut używanych.
Z punktu widzenia księgowych ważne jest właściwe ujmowanie kosztów związanych z organizacją pracy wykonywanej poza biurem, która rodzi konkretne – wskazane w Kodeksie pracy – wydatki.
EKWIWALENT I RYCZAŁT
Pracodawca powinien pokryć koszty, wynikające ze zużycia energii elektrycznej, a także korzystania z usług telekomunikacyjnych przez zdalnego pracownika (ryczałt bądź ekwiwalent). Dochodzi do tego oczywiście koszt materiałów i narzędzi pracy (np. komputera), które można – tak jak w wypadku nie funkcjonującej już w Kodeksie pracy telepracy – zaliczyć choćby bezpośrednio do kosztów.
„Przy ustalaniu wysokości ekwiwalentu albo ryczałtu bierze się pod uwagę w szczególności normy zużycia materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, ich udokumentowane ceny rynkowe oraz ilość materiału wykorzystanego na potrzeby pracodawcy i ceny rynkowe tego materiału, a także normy zużycia energii elektrycznej oraz koszty usług telekomunikacyjnych” – czytamy w Kodeksie pracy.
W wypadku pracy zdalnej ekwiwalent oraz ryczałt nie podlegają opodatkowaniu i nie wiążą się z naliczaniem składek ZUS, ale konieczne jest ich wyliczenie tak, aby jak najdokładniej oddać koszty, które realnie ponosi pracownik (niestety przepisy w tym zakresie nie są precyzyjne).
DODATKOWE ZOBOWIĄZANIA
Co więcej, zgodnie z Kodeksem pracy pracodawca jest zobowiązany zapewnić pracownikowi zdalnemu instalację, serwis i konserwację narzędzi, z których on korzysta. Dlatego, gdy np. pracownik zapłacił z własnej kieszeni za naprawę komputera bądź instalację oprogramowania, to ma prawo poprosić pracodawcę o zwrot kosztów (wtedy podstawą do rozliczenia może być faktura). Firma ma też za zadanie zagwarantować zatrudnionemu szkolenia oraz pomoc techniczną, niezbędne do wykonywania pracy poza siedzibą firmy.
