Robot software’owy nie jest fizyczną maszyną, tylko aplikacją, którą użytkownik instaluje na swoim komputerze albo serwerze – i to za jej pomocą powtarzalne procesy biznesowe w firmie ulegają zautomatyzowaniu. Aplikacja robi to, co człowiek, tylko że znacznie szybciej i bez ryzyka popełnienia błędu. Zastosowanie robota jest bardzo szerokie, poczynając od pobierania i scalania danych dotyczących gwarancji, aż po modyfikację kart produktowych i aktualizację stanów magazynu.
Co jeszcze wchodzi w grę? Możliwe są tworzenie zamówień zakupowych, pobieranie faktur ze stron producenta czy dostawcy części, a także wsparcie w przygotowaniu ofert, umów, w wystawianiu not odsetkowych, księgowaniu faktur, obsłudze faktoringu itd. – Robota ogranicza to, że sam nie podejmuje decyzji. Działa on algorytmicznie na bardzo powtarzalnych procesach, które za pomocą myszki i klawiatury jest w stanie wykonać człowiek – tłumaczy Bartłomiej Nycz, menedżer ds. rozwoju biznesu w AUTOMADE.
Wykorzystanie potencjału
Ważne jest jednak zrozumienie, że zanim robot przystąpi do pracy, konieczne jest nauczenie go procesów, którymi dotychczas zajmował się pracownik. – Jeśli w naszej firmie zatrudniony ma do wykonania czynności, które są czasochłonne i zarazem nieskomplikowane, to możemy nauczyć ich robota, i to niezależnie, czy działamy na systemach webowych, desktopowych czy dodatkowych plikach, które do nas wpływają – przybliża Bartłomiej Nycz. Alternatywą jest oczywiście zaangażowanie „zwykłego” asystenta, ale poza ryzykiem popełnienia błędu nigdy nie będzie on w stanie działać tak szybko jak robot, który w dodatku jest gotowy do pracy zawsze.
W robotach AUTOMADE nie chodzi jednak o redukcję zatrudnienia, tylko o wykorzystanie potencjału zatrudnionych poprzez odciążenie ich od zadań, które są czasochłonne, a poza wszystkim nudne. – Jedna z firm, która korzysta z naszego rozwiązania, wykorzystuje roboty m.in. do tego, by w nocy przygotowywały raporty. Pracownicy przychodzą następnego dnia rano do pracy i zajmują się swoimi – już ciekawszymi – zadaniami – opowiada Bartłomiej Nycz. W ten sposób firma jest w stanie wykorzystać potencjał pracownika, który może skupić się wreszcie na ambitniejszych zadaniach, a przy tym zmniejszyć rotację kadry. Wykorzystanie robotów ma w branży dealerskiej sens tym bardziej, że dealerzy korzystają z wielu systemów, których dostarczają im producenci aut, ale nie mają wpływu na ich funkcjonowanie. Nie zawsze w takich systemach wszystko działa, jak powinno, ale roboty mogą zająć się tutaj także tym, z czym nie radzi sobie oprogramowanie producenta.
Co z wdrożeniem?
Dealer ma do wyboru jedną z trzech ścieżek wdrożenia. Pierwsza polega na tym, że od początku do końca AUTOMADE wdraża firmę, zastanawiając się przy tym, jakie procesy można w niej zautomatyzować. – Klienci opowiadają nam o procesach, które wydają im się uciążliwe, trudne, czasochłonne, a my wraz z nimi dokonujemy tzw. kwalifikacji. Odpowiadamy sobie na pytanie, czy dany proces jest faktycznie możliwy do zautomatyzowania i czy z perspektywy klienta będzie to opłacalne – mówi Bartłomiej Nycz. Firma odpowiada tu za pełne wdrożenie, łącznie z przygotowaniem dokumentacji technicznej rozwiązania, instalacją robotów oraz ich zaprogramowaniem. – Oddajemy gotowy produkt, później zaś odpowiadamy także za to, by wszystko działało prawidłowo – dodaje ekspert.
Druga opcja wygląda z kolei tak, że AUTOMADE przekazuje swoją wiedzę na temat tego, jak używać robotów i w jaki sposób je programować. Wówczas to klient sam buduje i utrzymuje procesy. Brzmi skomplikowanie? Nic bardziej mylnego, bo narzędzie pozwala na budowę aplikacji w sposób wizualny. – Zależało nam, żeby robot był zrozumiały dla biznesu, a tym samym łatwiejszy do wdrożenia. Dzięki temu wszystko odbywa się na zasadzie funkcji „przeciągnij i upuść” – użytkownik przeciąga klocki i funkcjonalności – co sprawia, że wdrożenie jest łatwiejsze, szybsze i tańsze – opisuje przedstawiciel firmy.
Firma stosuje ponadto rozwiązanie hybrydowe, które polega na tym, że sama zajmuje się trudnymi i zawiłymi procesami, natomiast klient bierze na siebie łatwiejsze procesy, które są mu potrzebne tu i teraz.
Istotną kwestią jest to, że z jednej strony mamy roboty serwerowe (które działają na serwerze, a użytkownik końcowy ich nie widzi) oraz roboty desktopowe, działające już na indywidualnej stacji roboczej użytkownika. W tym drugim wypadku pojawia się możliwość wykorzystania robota wewnętrznie nawet do małych i szybkich procesów. – Gdy pracownik ma do wykonania zadanie „na już”, może sprawnie zaprogramować robota, który wykona za niego pracę – przekonuje Bartłomiej Nycz.
Bezpieczeństwo danych
Nie mniej ważnym aspektem od samej funkcjonalności robotów jest ochrona firmowych danych, ale również pod kątem bezpieczeństwa AUTOMADE – marka, która współpracuje choćby z bankami – zapewnia spokój. To efekt przede wszystkim tego, że całość rozwiązania nie wychodzi poza organizację – roboty są instalowane na infrastrukturze klienta. Robot nigdzie nie wysyła i nie transferuje danych, tylko na bieżąco, tak jak pracownik, przetwarza je w ramach firmowej infrastruktury. – Jeśli zapewniamy pracownikowi stację roboczą z zainstalowanym systemem, z którego musi skorzystać, by na przykład przekopiować dane, a następnie stworzyć z nich ofertę i ją wysłać, to robot zadziała analogicznie, i nie zrobi nic ponadto – zwraca uwagę Bartłomiej Nycz.
Robot nie jest tu bowiem narzędziem decyzyjnym, które wyśle dane gdziekolwiek indziej. – Wszystkie informacje, które są potrzebne – hasła, zmienne itp., są przechowywane w tzw. aplikacji hub, która jest instalowana na komputerach w siedzibie organizacji, dlatego to klient ma kontrolę nad zabezpieczeniem i tym, gdzie są przechowywane dane – informuje Nycz. Robot tworzy ponadto logi z każdego swojego działania, więc można prześledzić to, co wykonał w danej sesji czy procesie. W niektórych wypadkach możliwe jest nawet nagrywanie ekranu, dzięki czemu widzimy dokładnie, co zrobiła aplikacja i jakie dane przetwarzała.
Warto dodać, że AUTOMADE, poza instytucjami finansowymi, współpracuje m.in. z Uniwersyteckim Centrum Klinicznym w Gdańsku, gdzie roboty pracują na wrażliwych danych medycznych.
Liczne korzyści…
Najbardziej oczywistą korzyścią płynącą z wykorzystania robota jest korzyść finansowa (wynikając z oszczędności na etacie), ale – jak zaznacza Bartłomiej Nycz – motywacja firm jest często inna. Dziś problem stanowi częsta rotacja pracowników, którzy znikają z organizacji, zabierając ze sobą wyniesioną z niej wiedzę. – Nasi klienci nierzadko mówią, że zanim wdrożą nowego pracownika, mija dużo czasu. Ale problem pojawia się także wtedy, kiedy pracownik idzie na zwolnienie lub urlop i ktoś musi go wtedy zastąpić – omawia.
Zależało nam, żeby robot był zrozumiały dla biznesu, a tym samym łatwiejszy do wdrożenia – Bartłomiej Nycz, Automade Business Development Manager.
Pracownicy odchodzą z pracy także dlatego, że są zmęczeni żmudnymi, mało rozwojowymi czynnościami. Im bardziej więc odciążymy zatrudnionego od takich zadań, tym bardziej wpłyniemy na jego zadowolenie, oczywiście z korzyścią dla firmy. – Widzimy choćby, że w działach kontrolingu zatrudniani są specjaliści, którzy chcą być analitykami, ale często ich praca sprowadza się do tego, że trzy czwarte swojego czasu poświęcają na przeklejanie danych z jednego pliku Excel do drugiego oraz tworzenie wykresów – przywołuje menedżer ds. rozwoju biznesu w AUTOMADE. I uczula: – Przedsiębiorstwa, z którymi rozmawiamy, zazwyczaj chcą po prostu dzięki robotom wykorzystać zatrudnionych do innych zadań.
Roboty będą ponadto pomocne, gdy przed firmą stanie wyzwanie w postaci zwiększenia skali działania. Chodzi o skalowalność, która w normalnych warunkach jest trudna, bo wiąże się z wyszkoleniem kolejnych pracowników. Z kolei robot może obsługiwać 100 rekordów, ale równie dobrze – 3000, i to nie popełniając przy tym błędów wynikających ze zmęczenia. Wieloma rzeczami aplikacja może zająć się także w nocy, zwłaszcza że część firm woli nie obciążać za dnia swoich systemów operacyjnych, które są wykorzystywane w codziennej pracy.
…w przystępnej cenie
Roboty AUTOMADE nie są przy tym drogim rozwiązaniem. Firma rozlicza się z klientem od pojedynczego robota, a także z wykonanej pracy wdrożeniowej albo szkoleniowej. Koszt aplikacji i jej utrzymanie to w skali miesiąca część przeciętnego etatowego wynagrodzenia, ale robot może wykonywać bardzo wiele procesów – niezależnie od ich liczby, cena pozostaje taka sama. Ponadto nie traci się czasu i pieniędzy na rekrutację, a następnie wdrażanie pracownika. – Księgowość, zamawianie części, przygotowanie raportów w dziale kontrolingu – to tylko przykładowe rzeczy, przy których pomocny będzie robot. Możemy nawet stworzyć dla niego dedykowanego maila i przesyłać mu na przykład umowy, wraz z listą firm i NIP-ami – a on je uzupełni i nam odeśle – zapewnia Bartłomiej Nycz.
Innym przykładem wykorzystania robota jest wysyłka faktur do partnerów finansowych. – Wydaje się to prostym procesem, ale z uwagi na mnogość systemów, których używają dealerzy, zadanie robi się czasochłonne. Taki proces został już przez nas zrobotyzowany – wskazuje przedstawiciel firmy. Jak twierdzi, w działach księgowych czy HR występują liczne powtarzalne procesy, ale w każdej firmie pojawia się też problem, który nie występuje gdzie indziej – i wtedy rozwiązanie jest dostosowywane do indywidualnych potrzeb klienta.
Dla każdego dealera
AUTOMADE ma za sobą owocną współpracę m.in. z Grupą-Cichy Zasada, w której automatyzacja procesów przełożyła się na oszczędność 181,1 godzin pracy miesięcznie (to nieco ponad jeden pełny etat). W firmie zautomatyzowano 100 procesów, za pomocą 4 aktywnych robotów serwerowych. Jak zauważa Bartłomiej Nycz, podobne rozwiązanie sprawdzi się jednak właściwie wszędzie, nawet w małych firmach dealerskich, co wynika z szerokiego zastosowania robotów.
Pierwsze roboty software’owe od polskiej spółki AUTOMADE trafiły na rodzimy rynek w 2018 r. Dziś to już ceniony i rozpoznawalny brand, z którego korzystają firmy z różnych branż, a roboty wchodzą obecnie stopniowo do branży dealerskiej – znalazły już swoje miejsce w grupach Cichy-Zasada, Zdunek, a niedługo pojawią się zapewne w kolejnych dealerstwach.
**
Bartłomiej Nycz będzie obecny na 15. Dealer Kongresie i chętnie odpowie na wszelkie pytania dotyczące rozwiązania.
